Крис Кимбелл отвечает за дизайн продукта в Trello, входящего в состав Atlassian. Его команда состоит из дизайнеров и исследователей, проживающих в нескольких часовых поясах.

Мы взяли интервью у Криса, чтобы узнать, как команда Trello проектирует удаленно вместе и какие советы он может дать другим дизайнерам. Читайте дальше, чтобы узнать, как команда в Trello эффективно работает на расстоянии.

Джим: Расскажите немного о UX команде в Trello. Каков состав группы? И в чем секрет вашего «соуса»?

Крис: Команда разработчиков Trello состоит из междисциплинарных команд, которые включают продакт-менеджеров, продакт-дизайнеров, разработчиков и менеджеров по маркетингу продуктов. Эти команды могут также сотрудничать с исследователями, аналитиками и большим количеством людей. В команде разработчиков продукта есть продакт-дизайнеры, входящие в состав этих междисциплинарных групп.

У нас нет четкого распределения ролей. Вместо этого все в Trello чувствуют ответственность за создание отличного продукта.

Большинство UX решений принимаются на уровне междисциплинарной команды, а не кем-то, кто далек от проблемы.

Наш не столь секретный соус Taco придерживается набора принципов, многие из которых были с самого начала. Они объясняют наш подход к созданию Trello. Например, у нас есть принцип, что «Trello — это легко», чтобы новый пользователь мог работать и освоить программу за несколько минут. По мере появления идей мы спрашиваем себя, как идея соответствует нашим принципам.

Джим: Я понимаю, что у вас удаленная команда, не так ли? Можешь рассказать об этом и как вы сотрудничаете на ежедневной основе?

Удаленное сотрудничество имеет основополагающее значение для нашей культуры. Trello всегда занимались удаленной работой, возвращаясь к практике, впервые внедренной в Fog Creek Software, с которого Trello начинали. Сегодня 70% команды Trello работает удаленно, хотя у нас есть офис в Нью-Йорке и Trello входит в состав Atlassian, гораздо более крупной организации, имеющей офисы по всему миру.

Fog Creek Software

Дизайн команда Trello работает исключительно из домашних офисов. Как и многие команды по дизайну и продуктам, мы не просто создаем продукт, мы одновременно совершенствуем сам процесс создания продукта. Для нас это означает изучение лучших способов совместной работы над дизайном в качестве удаленной команды.

Изо дня в день мы используем такие инструменты, как Trello, Invision, Figma, MURAL, Zoom, Stride и Confluence. Что примечательно, при удаленном сотрудничестве разработчики программного обеспечения работают через компьютер и могут быть в любой точке мира.

Для разработчиков программного обеспечения, возможно, выгодно работать удаленно, потому что так меньше отвлекающих факторов.

Джим: С какими трудностями сталкивается ваша команда при удаленном сотрудничестве?

Крис: Трудность заключается в отсутствии эффективных синхронных встреч лицом к лицу, ведь вы не находитесь в одном и том же физическом пространстве. Хотя эти встречи, мы надеемся, составляют лишь относительно небольшую часть недели разработчика, все равно они важны.

Мы изучаем различные совместные упражнения от дизайн спринтов до критических замечаний по формулированию проблем, но делаем все это дистанционно.

Мы узнали, что важно, чтобы люди, которые не находятся в одном офисе, имели такой же опыт встречи, поэтому все встречи проводятся в виде видеоконференций по Stride или Zoom.

Каждый должен быть представлен на встрече равным образом — и чем больше вы можете читать выражения на лицах участников встречи, тем лучше. Поэтому лучше всего иметь одну камеру на человека, включая участников встречи, сидящих в офисе.

Если у нас есть потребность в удаленном эквиваленте доски или стены — т. е. синхронная многопользовательская визуальная и тактильная поверхность взаимодействия — мы будем использовать Trello или MURAL.

Джим: Противники удаленной совместной работы могут сказать, что удаленные спринты дизайна невозможны. (Я уже слышал такое.) Не мог бы ты рассказать нам больше о том, как ваша команда, несмотря на трудности, проводит удаленные спринты? Какой совет дашь новичкам?

Крис: Мы узнали, что удаленные спринты возможны и ценны. Традиционный способ делать спринты — это большой блок времени, когда люди физически сотрудничают, делают наброски, и интенсивно физически работают. Мы иногда заставляем людей покинуть рабочее место, чтобы провести спринт.

Но нам нужно сделать гораздо больше, чем обычное материально-техническое обеспечение. Таким образом, мы были новаторами удаленных дизайн спринтов — серьезного испытания для удаленного дизайна.

Хороший дизайн спринт — это больше, чем просто решение проблем. Он объединяет команду и создает положительную энергию и импульс. Для удаленных спринтов нам нужно глубоко задуматься о динамике и удаленном внедрении инноваций.

Мы хотим создать эту психологически безопасную, поддерживающую, целенаправленную, творческую атмосферу. А также чувство особой группы вдали от повседневной жизни и отвлекающих факторов.

Джим: Спринты требуют много внимания. Как вы поддерживаете взаимодействие с удаленными командами?

Крис: Спринты требуют затрат, сил и времени. Целыми днями ты фокусируешься только на них. Обычно вы арендуете пространство вдали от своего офиса, чтобы устранить соблазн уйти. Для дистанционных спринтов мы просим участников сообщить своим командам, что их фактически «нет на рабочем месте».

Важной частью любого спринта дизайна является создание общей комнаты, где ваша команда будет встречаться и работать, часто окруженная артефактами, создаваемыми при изучении проблемы. Для этого мы используем Zoom, как за его устойчивый результат, так и за вид галереи a.k.a. «Режим Brady Bunch» (прим. — американский ситком «Семейка Брейди», фишкой которого была начальная заставка с персонажами в виде сетки 3 на 3).

Zoom

Мы в основном проводим видеочат в течение нескольких дней, когда люди остаются на связи, даже если они уходят, чтобы взять чашку кофе. Мы обнаружили, что после спринтов команды не видят друг друга на протяжении долгого времени.

Каждое утро мы проводим «разогрев» удаленной группы. Мы должны быть креативными, и мы нашли несколько отличных способов, которые заставляют нас стать творческим, единым, свободным пространством, несмотря на то, что мы не были физически вместе.

Джим: Какой совет ты дашь командам, пытающимся организовать удаленный спринт?

Крис: У нас есть такой ритуал, как набор правил для удаленных спринтов:

  • Присутствуйте — Телефоны выключены. Выход из Trello и HipChat. (Мы выходим из нашего приложения для чата и создаем новый чат только для спринта.) Направьте все внимание на спринт.
  • Будьте вежливы — будьте осторожны с отзывами и убедитесь, что вы действительно смотрите и слушаете, а также вносите свой вклад в общее дело.
  • Практикуйте поочередное высказывание всех участников проекта— Мы хотим в равной степени услышать каждого.
  • Рискуйте — Если вы выскажете мало популярную точку зрения, кто-нибудь обязательно вас поддержит.
  • Попробуйте что-то новое - Не волнуйтесь, если идея не до конца сформулирована — ваша концепция может помочь кому-то придумать свою идею или опираться на вашу.
  • Признайте — если что-то резонирует с вами, скажите об этом, а не просто подумайте.
  • Отстаивайте свою точку зрения — Остерегайтесь шаблонного мышления! Различные точки зрения могут сделать идеи лучше или привести к новым.

Джим: Нужно ли каким-либо образом модифицировать метод для удаленного спринта?

Крис: Что касается рабочих сессий, мы в значительной степени придерживаемся многих типичных упражнений и форматов дизайнерских спринтов, подобных тем, которые популярны в IDEO или Google Ventures.

Там, где есть необходимость в стикерах с заметками или доске, мы будем использовать MURAL. Мы также придумали пару упражнений, для таких вещей, как голосование с учетом нюансов на этапе «сближения», или коллективное размещение стикеров «Как бы мы могли…» на огромной диаграмме использования продукта клиентами.

MURAL

В связанных спринтах вы делаете наброски карандашом на бумаге. Для удаленных спринтов мы призываем людей использовать тот способ, который им наиболее удобен.

Однако, поскольку мы работаем в цифровом формате в MURAL, мы также можем повысить точность проектирования в Balsamiq или даже Sketch. Дополнительная точность и легкость обмена облегчают людям возможность воплощать свои идеи таким образом, что люди, которые не рисуют много, не должны часто делать быстрые прототипы.

И опыт группы, точно следующей точке зрения ведущего, по мере того, как они масштабируются в mural — это действительно самый мощный способ совместной разработки, который можно использовать при разработке программного обеспечения.

mural

Мы также используем Figma. Думаю, что Sketch соответствует Google Docs — для совместного создания быстрых прототипов. Это здорово для того, чтобы немного улучшить точность или быстро опробовать множество различных дизайнерских идей в группе.

Одной едва уловимой, но важной частью дизайнерского спринта являются спонтанные разговоры, которые проходят за пределами рабочего времени. Во время спринта команда настолько глубоко сосредоточена на проблеме, что она, естественно, обсуждает ее за обедом и в перерывах. Иногда лучшие идеи рождаются в таких случайных разговорах.

Мы хотели удаленно создать пространство для такого рода спонтанности, поэтому мы начали обедать вместе через видео связь. Все едят и просто болтают о том, что у них на уме. Это стало излюбленным ритуалом. Такое воодушевление также случается в небольших чатах и ​​видео-комнатах.

Джим: Хороший совет. Считаете ли вы, что качество работы вашей команды лучше, хуже или равно, по сравнению с тем, чтобы они работали в одном месте? И почему?

Крис: У Trello все хорошо, мы показываем хорошие результаты. Есть много переменных, которые влияют на качество дизайна, и сравнение связанного спринта с удаленным — это всего лишь одна часть головоломки.

В целом я бы сказал, что работа лучше из-за того, что она удаленная. В основном потому, что мы можем привлекать новые и сохранять уже работающие с нами высококлассные таланты. Ведь мы не ограничены небольшой, уже «интенсивно изученной» географической областью, и мы можем предложить талантливым людям возможность работать удаленно.

Кроме того, есть много исследований, в которых говорится, что удаленные работники более счастливы, и если это правда, то, вероятно, это проявляется в работе. Может быть, конечные пользователи смогут даже почувствовать это на каком-то уровне? Мы ожидаем, что создатели проявятся в средствах массовой информации, которые мы потребляем, или продуктах, которые мы покупаем, так почему это не должно касаться, в какой-то степени, программного обеспечения?

Чтобы сделать свою лучшую работу, разработчики должны войти в состояние потока и остаться в нем. Это требует времени и правильных условий. Внимание неуловимо и хрупко. В домашнем офисе часто бывает проще работать, чем в общем рабочем пространстве, не разделенном на отдельные кабинеты. Мы считаем, что члены удаленной дизайн-команды, как правило, делают более качественную работу за меньшее время, частично потому, что они просто менее социальны. Вокруг них никого нет.

Хотя, это может быть проблематично, если мы не будем осторожны. Выводы, которыми Google поделились по данным их Project Aristotle, показывают, что на самом деле это результаты эмпатии членов команды, которая влияет на успех команды больше, чем лидерство, коллективный интеллект, навыки, опыт или близость. Если участники команды не связываются или не заботятся друг о друге, они не собираются побеждать (независимо от того, находятся ли они на расстоянии трех футов или 3000 миль друг от друга).

Джим: Как насчет отсутствия межличностного общения. Как вы компенсируете это с помощью удаленных команд?

Крис: Мы должны компенсировать это относительное отсутствие социального времени, которое замедляет обычный процесс развития взаимопонимания, товарищества и сопереживания. Trello инвестирует в культуру. У нас есть куча ритуалов вокруг этого, в междисциплинарных командах и в команде дизайнеров.

Люди блестяще оптимизированы для личной связи, и так много невербального сигнала теряется без взаимного физического присутствия. Интроверсия / экстраверсия — еще один фактор, и удаленная работа не устраивает всех. Я не уверен, что существует единая идеальная модель.

Лично меня больше всего удовлетворяет следующий график рабочей недели: 3 дня «глубокой» удаленной работы и два дня работы в офисе.

С другой стороны, ценный побочный эффект удаленной работы, который мы заметили, как дизайнеры мы особенно настроены на инструменты, которые мы используем, включая наши собственные. Возможно, это немного похоже на то, как люди теряют одно из своих чувств, остальные чувства становятся суперразвитыми?

Когда вы на 100% работаете удаленно, ваши инструменты эффективны в вашем офисе. У вас есть инструменты совместной работы, такие как прокси для исчезающего или цифрового рабочего места.

Многие из членов Trello также переходят на распределенную или удаленную совместную работу. Мы живем в будущем. Мы постоянно улучшаем Trello.

Более широкий контекст для нашей проектной работы — это новая эпоха, когда работники ожидают потребительский уровень легкости адаптации и программного юзабилити. И именно эти маленькие детали, которые мы настроили, могут изменить ситуацию.

Джим: Хорошо сказано! Спасибо, Крис.